Integritetspolicy för Ockelbogårdar AB

Allmänt 

Ockelbogårdar AB värnar om att skydda den personliga integriteten. Vi har därför utformat denna integritetspolicy som beskriver hur vi hanterar personuppgifter. Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. 

I den här integritetspolicyn ger vi övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som vi är personuppgiftsansvarig för och som till stor del innebär kontakt med våra hyresgäster eller presumtiva hyresgäster. 

Insamling av personuppgifter 

Den information vi samlar in, inklusive personuppgifter, behandlar vi för att uppfylla våra lagstadgade krav eller myndighetsutövning, alternativt för att erbjuda en tjänst. I de fall vi samlar in information via blanketter eller e-tjänster lämnar vi upplysning om laglig grund för insamling av personuppgifter direkt på blankett/e-tjänst. I de fall där det saknas uttalade krav från lagar, så krävs personens särskilda samtycke och då finns också möjligheten att få sina uppgifter raderade. 

Vi samlar in och bearbetar personuppgifter från att personer skickar in en intresseanmälan om att förhyra en bostad (efter att ha stått i bolagets bostadskö levererad av tredje part) och sedan ingår avtal om att förhyra bostaden till att våra hyresgäster anmäler eller rapporterar fel, i form av t.ex. felanmälan för kabel-TV eller anmälan till störningsjour. 

Behandling av insamlade personuppgifter 

Personuppgifter som samlats in för bearbetning i system eller i processer hanteras av handläggare och lagras i respektive system inom Ockelbogårdar AB. I vissa fall tar vi hjälp av tjänsteleverantörer för våra IT-system. Dessa tjänsteleverantörer får endast behandla dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner. Det säkerställer vi genom att det finns personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med samtliga tjänsteleverantörer. De är även skyldiga att vidta tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter i samma utsträckning som vi gör. 

Vi gör idag inga tredjelandsöverföringar av personuppgifter. 

Hantering av känsliga personuppgifter 

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till oss. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas, uppgifterna hanteras dock endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktig intresseavvägning, rättslig förpliktelse (avtal) eller samtycke. 

Laglig grund för insamling och bearbetning av personuppgifter 

Fullgöra avtal, rättslig förpliktelse, intresseavvägning, samtycke i de fall samtyckeshandling används, är grunden för den insamling och bearbetning som vi gör. Vi har att följa de lagar som styr ett kommunalt bostadsbolag (t.ex. aktiebolagslagen och lagen om Allmännyttan), samt efterleva de avtal som vi har ingått för att kunna erbjuda våra tjänster (t.ex. att kunna ställa sig i bostadskö) och de intresseavvägningar vi har gjort för att kunna upprätthålla en god service till våra hyresgäster. 

Lagringstid 

Ockelbogårdar AB sparar personuppgifter för den tid som är nödvändig för att uppfylla något av ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter eller för att efterkomma krav i lag eller förordning, tillsynsmyndighets begäran eller förelägganden från behöriga domstolar.

Personers rättigheter 

Personer har rätt att begära ut information om vilka personuppgifter som behandlas om dem, ett så kallat registerutdrag. Vidare har de rätt att begära att personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med Dataskyddsförordningen ska rättas, blockeras eller raderas. Rättigheten att radera personuppgifter gäller dock inte personuppgifter som måste bevaras utifrån lagkrav.

Personer har rätt att få information när vi behandlar deras personuppgifter i en koncis, klar, tydlig och lättillgänglig form. Man har bland annat rätt att få veta för vilka ändamål, med stöd av vilken rättslig grund och på vilket sätt vi behandlar deras personuppgifter. Rätten till information innebär att man i regel ska få information både när uppgifterna samlas in och när man begär det. 

Man kan begära att få ett besked om huruvida vi behandlar personuppgifter som rör en själv och i så fall få en kopia av dessa – ett så kallat registerutdrag – tillsammans med viss närmare information. 

Om man anser att personuppgifterna som rör en själv är felaktiga eller ofullständiga kan man begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade. 

När vi behandlar personuppgifter inom ramen för att kunna utföra arbetsuppgifter har man rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen. 

Man har i vissa fall, till exempel om man har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av sina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har man, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa oss från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Man kan även hindra oss från att radera uppgifterna, till exempel om man behöver uppgifterna för att kräva skadestånd. 

Man kan i vissa fall få sina personuppgifter raderade. När personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller framgår av en allmän handling har vi ingen möjlighet att radera uppgifterna. 

Om vi behandlar personuppgifter om en person för att uppfylla ett avtal har personen i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör sig själv för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. 

Roller och ansvar 

Bolagets ledning ansvarar för att samordna och följa upp bolagets dataskyddsarbete. Bolagets ledning har det övergripande ansvaret för att utarbeta, förvalta och följa upp riktlinjer och rutiner för dataskydd. Bolagets chefer har det yttersta ansvaret för att personuppgiftsbehandlingar i varje enskilt fall utförs i enlighet med förordningens regler och principer.  

Informationsägaren har det yttersta ansvaret för sin information och avgör vilken information som får hanteras, hur den ska hanteras och av vem den får hanteras.  

Anställda som hanterar personuppgifter ska ha kunskap om det regelverk som gäller för hur personuppgifterna får hanteras och har själva ett ansvar för att dataskyddet upprätthålls. 

Kontaktuppgifter 

Personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter är styrelsen för Ockelbogårdar AB. Om man har frågor eller synpunkter kring vår behandling av personuppgifter eller denna Integritetspolicy vänligen kontakta: 

Dataskyddsenheten Box 801 84 Gävle kommun. 
Tfn: 0297-555 00 (be om att få tala med ett Dataskyddsombud) 
E-postadress:   

Man kan framföra klagomål rörande Ockelbogårdars personuppgiftshantering till tillsynsmyndigheten IMY, www.imy.se. 

Offentlighetsprincipen 

Ockelbogårdar AB omfattas av Offentlighetsprincipen vilket betyder att meddelanden (såsom brev, e-post, direktmeddelanden på sociala medier) som inkommit till bolaget blir allmänna handlingar. Allmänna offentliga handlingar lämnas ut vid begäran efter sekretessprövning enligt Offentlighet och Sekretesslagstiftningen. 

Utlämnande av allmän handling 

Om man önskar ta del av en allmän handling kan man kontakta Ockelbogårdar genom personligt besök, brev eller e-post. Beskriv så noggrant som möjligt vad det är man önskar ta del av. Man har rätt att ta del av en allmän handling förutsatt att uppgifterna i handlingen inte är sekretessbelagda. Huruvida en handling kan lämnas ut eller inte prövas i varje enskilt fall utifrån behov av sekretess. Det innebär att man kan behöva vänta en kort tid innan man kan få ta del av en allmän handling. En begäran om att få ta del av en allmän handling behandlas dock alltid skyndsamt. 

Man kan även få papperskopior av allmänna handlingar. Dessa lämnas till personen vid besök hos oss eller genom post. Vi skickar inte allmänna handlingar med e-post. Ockelbogårdar tillämpar Ockelbo kommuns vid varje tidpunkt gällande prislista för utlämnande av allmän handling. 

Vår hantering av allmänna handlingar och dokument styrs av vår Arkiv- och dokumenthanteringspolicy och av rutiner för diarium, arkiv och dokumenthantering.